En faktura ser måske enkel ud på skærmen. Men når en medarbejder skal finde varebeskrivelse, antal og pris uden at blande oplysningerne sammen, kan dokumentet hurtigt blive et puslespil. Præcis linjeaflæsning bevarer forbindelsen mellem oplysningerne – også når layoutet er tæt eller ujævnt.
Det er ikke nok at genkende ord og tal hver for sig. Systemet skal forstå, hvilke værdier der hører til samme varelinje, og skelne dem fra eksempelvis fakturadato, momsbeløb og referencenummer. Det er afgørende, når oplysningerne skal videre til bogføring eller virksomhedens økonomisystem.
En linje er mere end tekst på en side
Forestil dig en faktura med varebeskrivelser til venstre og antal og priser længere mod højre. En beskrivelse kan fortsætte på næste række, mens prisen stadig står ud for den første. Et menneske gennemskuer ofte sammenhængen ved et hurtigt blik; et system skal bruge både placering og dokumentets struktur.
Tekstgenkendelse skal derfor suppleres med forståelse af felter, kolonner og linjeskift. De viser, hvordan oplysningerne hænger sammen. Når de kobles korrekt, får virksomheden brugbare linjedata i stedet for en løs samling tegn. Det er vigtigt, fordi en enkelt fejl kan sende en vare eller pris videre til den forkerte post.
Tag en varelinje med en lang produktbeskrivelse. Den kan være delt over flere rækker, mens antal og beløb kun står én gang. Hvis systemet behandler hver række for sig, kan beskrivelsen blive delt, eller værdierne blive koblet til den forkerte vare. I praksis betyder det ekstra kontrolarbejde for bogholderen – og ingen bliver gladere af at rette den samme type fejl på den tiende faktura.
Fra placering på siden til data, der kan bruges
Hvordan bliver en trykt eller digital fakturalinje til data, virksomheden kan arbejde videre med? Først finder løsningen tekstens placering og genkender indholdet. Derefter vurderer den, hvor linjen begynder og slutter, og kobler beskrivelse, antal og pris til den samme post. Når felterne står forskudt i forhold til overskrifterne, bliver deres placering særlig vigtig.
En faktura kan vise flere beløb på samme side: linjepris, moms og samlet beløb. Hvis et tal løsnes fra sin placering, kan det se helt rimeligt ud, men stadig være forkert for den pågældende vare. Så følger der ofte manuel kontrol og rettelser. Efter min erfaring er det vigtigere, at felterne forbindes korrekt, end at systemet blot leverer en pæn tekstudskrift.
På Nordflows side om avanceret linjeaflæsning kan du læse om løsningen til dokumenter med komplekse linjer og felter. Det er relevant for virksomheder, der modtager bilag fra mange leverandører. De følger sjældent én fast skabelon, og formaterne kan ændre sig, når en leverandør opdaterer sit fakturasystem.
Fakturaer, ordrebekræftelser og udgiftsrapporter i praksis
På en faktura med mange varelinjer skal hver vares navn, antal og pris kunne forbindes korrekt. Automatisk behandling kan føre oplysningerne videre uden gentagen indtastning. Men resultatet afhænger stadig af, om dokumentet er læsbart, og om arbejdsgangen tager højde for undtagelser.
Ordrebekræftelser giver en anden udfordring. Leverandører placerer ofte produktnavne og leveringsoplysninger forskelligt, selv når dokumenterne handler om samme type ordre. Når systemet kan håndtere variationerne, bliver det lettere at sammenholde ordren med virksomhedens næste arbejdstrin. Medarbejderne slipper samtidig for igen og igen at lede efter de samme felter.
Udgiftsrapporter kræver også, at oplysningerne kobles rigtigt. Dato, beløb og beskrivelse kan stå på flere linjer, og hvert beløb skal forbindes med den rette udgift. En bogholder har brug for mere end en tekstblok: oplysningerne skal være samlet, så de er nemme at kontrollere. Når data følger dokumentets opbygning, bliver gennemgangen mere overskuelig.
Hvornår giver løsningen mening?
Begynd med dokumenterne, ikke med løftet om automatisering. Har de mange varelinjer, skiftende leverandørformater eller beskrivelser, der fortsætter på næste række? Så kan præcis linjeaflæsning være relevant, fordi teknologien fokuserer på forbindelsen mellem linjer og felter. Er bilagene ensartede og enkle, kan en mindre avanceret løsning være tilstrækkelig.
Følg også en enkelt oplysning gennem hele processen: Hvor står den på siden, hvordan genkendes den, og hvor ender den? Hvis forskudte beløb eller brudte beskrivelser kræver manuel rettelse igen og igen, er det et konkret tegn på, at dokumentbehandlingen bør undersøges nærmere. Efter min mening er den gennemgang et bedre udgangspunkt end at vælge løsning ud fra tekniske løfter alene.
Når linjer, felter og værdier holdes sammen, kan dokumentbehandlingen hænge bedre sammen fra modtagelse til registrering. Løsningen skal dog passe til de bilag, virksomheden faktisk modtager, og til den kontrol, medarbejderne har brug for. Afprøv den på et par repræsentative fakturaer og ordrebekræftelser, og kontrollér, om oplysningerne lander rigtigt. Så får I hurtigt svar på, om teknologien løser et reelt problem.
Se mere hos nordflow.io.